ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA Y APLICACIÓN DE LAS TÉCNICAS BÁSICAS DE PROCESOS PRODUCTIVOS ( I PARTE)I

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INTRODUCCIÓN A LA INGENIERÍA INDUSTRIAL

INFORME FINAL

REINA ESTHER

CODIGO UNICO

GRUPO COLABORATIVO: 90023_58

PROGRAMA: INGENIERIA INDUSTRIAL

TUTOR: ALVARO JAVIER ROJAS BARACALDO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERÍA

BOGOTÁ, CEAD JOSE ACEVEDO Y GÓMEZ

JUNIO DE  DE 2010

INTRODUCCIÓN

Contribuir al análisis, desarrollo y mejora de los procesos productivos en las organizaciones empresariales es uno de los campos de pertinencia de los ingenieros industriales, por lo que la realización de esta actividad aplicada al caso de la manufacturera de muebles denominada HOME WOOD, permite que los estudiantes adquiramos habilidades en la comprensión y aplicación de las técnicas básicas de análisis de sistemas productivos.

Para las organizaciones lo más importante es aumentar su productividad y esto se alcanza mediante la mejora continua de los procesos de los diferentes sistemas que la componen.

Establecer de manera gráfica y descriptiva los procesos que se realizan en una organización nos permite entender la esencia de la empresa, su razón de ser y conocer cuáles son las necesidades que satisface a sus clientes, con el fin de mejorar sus procesos y el resultado de éstos.

Debido a la necesidad que tenemos de entender cuáles son los diferentes tipos de procesos de una organización, para el caso en estudio comenzamos por la descripción de la empresa seleccionada denominada HOME WOOD, y relatamos acerca de su historia, los productos que fabrica o comercializa y/o servicios que ofrece, la descripción de la estructura organizacional de la misma y la representación gráfica de los subsistemas que componen a la organización y de su funcionamiento conjunto, analizando los componentes de los mismos.

En la segunda fase clasificamos los procesos de la entidad, realizamos el mapa de procesos y nos centramos en dos sub-procesos de fabricación de  los sistemas operativos de HOME WOOD, el de  barrenado y el de planeado y sus caracterizaciones, representación gráfica y análisis.

OBJETIVOS

OBJETIVO PRINCIPAL

Realizar la descripción general de una Empresa para   hacer el análisis de su estructura organizacional y aplicar las técnicas básicas de análisis de procesos  productivos a esta organización empresarial para diagnosticar los problemas que tenga y sugerir las mejoras que puedan realizarse con el fin de aplicar los conocimientos adquiridos durante el curso de Introducción a la Ingeniería Industrial.

OBJETIVOS SECUNDARIOS

v  Asignar roles para el desarrollo del trabajo en equipo

v  Conocer la estructura de una empresa de nuestro entorno.

v  Recolectar la información acerca de los procesos de la organización y escoger dos procesos dentro de éstos para hacer el análisis de ellos.

v  Aplicar las técnicas aprendidas en el curso, para analizar los dos procesos escogidos y diagnosticar las fallas

v  Hacer sugerencias en cuanto a las mejoras que podrían implementarse para los procesos analizados

v  Participar activamente en el foro de trabajo colaborativo con el fin de intercambiar ideas, aclarar dudas y lograr un buen trabajo de equipo y realizar tanto la co-evaluación así como la autoevaluación del desempeño durante el desarrollo del curso.

INTRODUCCIÓN A LA INGENIERÍA INDUSTRIAL

INFORME FINAL

1.    DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1.2.        NOMBRE DE LA EMPRESA:  HOME WOOD

1.3.        NIT 88306331-8

1.4.        BREVE HISTORIA DE LA EMPRESA

HOME WOOD es una empresa colombiana dedicada al diseño, elaboración y venta  de muebles de madera, producción en serie y pedidos especiales. HOME WOOD, está radicada en la  Ciudad de Bogotá, Colombia, con el propósito de producir muebles en madera de la mejor calidad, para posicionarse y comercializar a corto plazo en Bogotá,  a mediano plazo a nivel Nacional obteniendo reconocimiento, y a largo plazo la meta es exportar los productos al mercado extranjero.

HOME WOOD  fue creada el 28 de  Octubre de 2003, por seis socios. En Agosto de 2007, sufre cambios positivos por la ampliación de la planta y aumento de la producción y actualmente se encuentra funcionando con dos líneas de producción principales: Juegos de alcoba déko y  Comedores déko. Las operaciones que realizan se dividen básicamente en: Preparación, maquinado de piezas  y  Ensamble.

HOME WOOD es una empresa industrial manufacturera dedicada a la fabricación de muebles para hogar con materiales de alta calidad y excelentes procesos con el fin de ofrecer a los clientes productos con una durabilidad a largo plazo, caracterizado por innovación en diseños, manejando el concepto de un mueble moderno en la línea déko, diferente a lo que ofrece constantemente el mercado.

1.5.        MISIÓN

El compromiso de HOME WOOD es fabricar muebles contemporáneos para hogar y carpintería con diseños innovadores de alta calidad, ofreciendo un excelente servicio mediante el conocimiento y motivación del talento humano. Con el fin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes, manteniendo relaciones integrales a largo plazo y excediendo constantemente sus expectativas.

1.6.        VISIÓN

HOME WOOD se ve como una empresa posicionada a nivel nacional e incursionando en el mercado internacional reconocida por su competitividad y productividad, comercializando productos de alto valor agregado, líder en el diseño y guiada por un excelente talento humano.

1.7.         VALORES

Ø  Responsabilidad

Ø  Cumplimiento

Ø  Pasión por el logro y el compromiso

Ø  Confianza

Ø  Honradez y transparencia

Ø  Sinceridad

Ø  Garantía en el desarrollo

Ø  Pasión por el aprendizaje

Ø  Grandeza, humildad y sencillez

Ø  Motivación y alegría

1.8.        POLÍTICA

Las acciones de nuestra empresa se fundamentan en el mejoramiento continuo para alcanzar altos estándares de calidad, orientándola a la prevención de errores, cumpliendo bien las funciones desde la primera vez y basadas en la alta capacidad de nuestro talento humano disponible.

1.9.        ESTRATEGIAS

Ø  Producir muebles de diseño exclusivo e innovador.

Ø  Utilización de materias primas de alta calidad.

Ø  Alcanzar una relación de beneficio mutuo con nuestros proveedores.

Ø  Implementación de mano de obra de primera calidad.

1.10.     PRODUCTOS QUE FABRICA O COMERCIALIZA Y/O SERVICIOS QUE OFRECE.

1.    Juegos de sala

2.     Juegos de Comedor

3.     Juegos de alcoba

4.     Camas

5.     Coquetos

6.     Tocadores

7.     Mesas en general

8.     Carpintería en general

9.     Decoraciones y enchapes en madera

10.  Accesorios de decoración

11. Reparaciones de muebles en general

1.11.     DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA MISMA.

Dentro de su personal se encuentra:

Ø  3 personas calificadas

Ø  2 semi-calificados (técnicos)

Ø  3 ayudantes

Ø  1Jefe de Producción

Ø  1 Jefe de ventas

Ø  1 Gerente

Ø  1 Director Comercial

Ø  Y un staff conformado por una contadora y personal de recursos humanos.

1.12.     CONDICIONES DE TRABAJO

1.12.1.Instalaciones

La estructura física con que cuenta la empresa es de un tamaño adecuado para la realización de los productos. Cuenta con dos niveles: en el primer nivel encontramos el almacén de herramientas, bodega de madera, maquinaria y el banco de producto terminado; en el segundo nivel encontramos el área de ensamble, en la zona de producción, y las oficinas principales, en la zona administrativa.

  Se observan problemas enfocados a la ubicación de desechos, contaminación en la zona administrativa por presencia de pequeñas partículas de aserrín en el aire que llega en forma de polvillo y dificultad en transporte por gran esfuerzo para llevar la madera de las máquinas al área de ensamble.

1.12.2.Ambiente de trabajo

Para la empresa es importante buscar un ambiente de trabajo donde la unión, la comunicación, la amistad y el trabajo en equipo estén siempre presentes. La  motivación de los empleados ayuda a incrementar su productividad, no sólo las bonificaciones, subsidios y extras, sino también el reconocimiento de su trabajo. Otro factor importante son los descansos en la jornada de  trabajo: el reglamentario para almorzar y dos adicionales de  15 minutos, uno en la mañana y uno en la tarde, que ayudan a disminuir el estrés y fatiga física del trabajador al realizar su labor.

1.12.3.Seguridad Industrial

La empresa cuenta con elementos de seguridad industrial básicos, solo se dispone de extintores, equipo de primeros auxilios y elementos de protección personal como gafas, auriculares, algunos utilizan guantes y overoles. Debido a la actividad que desarrolla sus trabadores están en riesgo de sufrir accidentes de trabajo y adquirir enfermedades profesionales principalmente en el sistema respiratorio.

1.12.4.Aspectos Legales

La empresa cumple con todas las normas fundamentales y legales estipuladas por la ley, y tiene vinculado a todo su personal al Sistema de Seguridad Social Integral.

1.12.5.Aspectos ecológicos

Factores de contaminación que genera la empresa:

·               Desechos de madera, viruta, aserrín y polvillo, resultado del maquinado y transformación de la madera, que contaminan el ambiente de trabajo

·               Ruido que producen las máquinas.

Estos factores no han sido controlados causando molestias físicas y contaminación del aire, generando un ambiente pesado en la planta de producción.

 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE HOME WOOD

1.2.       

1.13.1.TABLA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS

CARGO	FUNCION	RESPONSABILIDAD	ACTIVIDAD
JUNTA DIRECTIVA	Velar por los resultados de la empresa conforme a las condiciones de mercado. Garantizar la efectividad de los sistemas de revelación de información. Dedicar tiempo suficiente al ejercicio de sus funciones como miembros de la junta directiva. Garantizar la aplicación de políticas de buen gobierno corporativo adoptadas por la sociedad	Obtención de resultados razonables para los asociados y de la supervisión del rendimiento de los ejecutivos clave. A su vez, está encargada de prevenir los conflictos y equilibrar los intereses de los distintos grupos.	Evaluar la función gerencial y de directivos de cada área Dar informes a socios Resolver conflictos que se escapen al manejo de directivos de área y gerencia
DIRECTOR COMERCIAL	Se encarga de todo lo relacionado con el marketing y las ventas a sus clientes. Relaciones internas y externas: relación de comunicación estrecha con el Gerente, ya que tienen funciones codependientes y con el Departamento de producción. Relaciones externas con clientes y proveedores	Trato con clientes y proveedores y de que la información y las ofertas lleguen a los clientes, además de que el nuevo material llegue a los sitios de exhibición y ventas. Relaciones internas y externas: relación de comunicación estrecha con el Gerente, ya que tienen funciones codependientes y con el Departamento de producción. Relaciones externas con clientes y proveedores.	Informar y enviar el nuevo material a las salas de ventas o a los clientes directos. A clientes: realización de contactos, visitas periódicas, realización de ofertas, presentación de muestras. A proveedores: comparativas de precios y búsqueda de nuevos productos. Gestión de reclamaciones: visitas, contacto con fábrica.
GERENTE	Planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado.	Depende de la Junta Directiva quien lo supervisa y controla. Este cargo es desempeñado por un profesional de Administración de Empresas  Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta. Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable entre otros Coordinar con el Director  comercial  y la Secretaria las reuniones, aumentar el número y calidad de clientes, realizar las compras de materiales, resolver sobre las reparaciones o desperfectos en la empresa.	• Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo. • Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los cargos. • Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones o diferencias. • Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo. •.Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros. • Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente.
JEFE  DE RECURSOS HUMANOS	-Planificar, organizar y verificar eficiencia de RR.HH. de la empresa. .Mantener un clima laboral adecuado, velando por el bienestar de las relaciones empleado - empresa. -Interceder por la buena marcha en contratos laborales entre empleados y empresa -Mediar en conflictos entre empleados	El Departamento de Recursos Humanos es dirigido por una profesional de Contaduría quien ejerce no solo esta función sino que también administra el sistema contable de Snug Home. Es supervisada por el Gerente. Se encarga de  buscar procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continuo	-Proyectar y coordinar programas de capacitación y entrenamiento para los empleados - Inspeccionar normas de higiene y seguridad laboral.
JEFE DE VENTAS	Determinación de las cuotas de venta, de los miembros del equipo Supervisión y control de los vendedores Control de actuación en equipo Supervisión de tareas administrativas: Partes, contratos, cobros, citas, los objetivos de ventas propios Control de carácter de clientes (atención especial fidelización) Otras funciones de apoyo al director comercial:	El logro de las metas de ventas asignadas, en un contexto de alta orientación al servicio al cliente.  Es supervisado por el gerente. Supervisa un equipo de vendedores y se responsabiliza por el funcionamiento integral de la Sala de Ventas, Realiza  el control de la gestión de los vendedores, se encarga de la formación del personal del departamento, elabora informes cuantitativos y cualitativos con respecto a las ventas. Gestión de impagados, en última instancia es su responsabilidad	Formación sobre el terreno de los vendedores Motivación individualizada de los integrantes del equipo Elaboración de informes de la actividad del equipo Visitas a clientes importantes Tratamiento de reclamaciones con respecto a ventas - clientes Analiza el material soporte para las ventas, en colaboración con el área de marketing que es manejada por el director Comercial .
JEFE DE PRODUCCIÓN	Analizar, negociar y consolidar  los requerimientos, plan de producción y presupuesto de cada Dpto. Valorar el guión para definir las necesidades de producción Negociar el plan de producción con el Gerente Preparar del plan tentativo de producción Definir el equipo de producción	Constituir el equipo de trabajo del Dpto. de producción Diseñar y valorar el plan de producción Dirigir las actividades de pre-producción: compras, almacenamiento y despachos.	Supervisar los procedimientos y procesos del sistema de producción, llenar los registros respectivos. Evaluar los indicadores de gestión de la producción y control de calidad Supervisar compras, almacenamiento e inventarios de insumos.
OPERARIOS	EBANISTAS:  Cortar, cepillar, lijar, encolar y armar muebles; verificar que las piezas calcen unas con otras; colocar herrajes y otros implementos al mueble. Construir, montar y reparar armaduras de madera; ajustar, ensamblar y montar los elementos de madera, según el diseño suministrado. Verificación de calidad y requerimientos de materiales y de piezas aserradas, cortadas y pulida. Hacer los registros respectivos.	AYUDANTES: Son los encargados de acompañar a los ebanistas en su labor y  cumplen con las tareas de acabado de productos y reparación de muebles, ordenamiento y almacenamiento de herramientas y aseo de las máquinas. EBANISTAS:  Se dedican a ejecutar los diseños de muebles solicitados por el jefe de producción y de cumplir con el cronograma de trabajo para entrega de productos terminados.	A ayudantes y ebanistas les corresponde la parte operativa de la producción. Los ebanistas deben hacer registros escritos de su actividad en los formatos respectivos y pasar informes acerca de calidad de la materia prima, sugerencias y observaciones.

1.2.        REPRESENTACION GRÁFICA DE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN LA ORGANIZACIÓN Y DE SU FUNCIONAMIENTO EN CONJUNTO.